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Junior Operations Manager (f/x/m)

Permanent employee, Full-time · Berlin, Remote
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Allgemeine Informationen
Team Lead: Philip Ihde (COO & Managing Director)
Talent Acquisition: Celia Nielsen
Vertragsart: Vollzeit (40 Stunden/Woche), unbefristet
Gehaltsband:
IC L1 Junior: 40-46k € für 100% (brutto, fix) + VSOP (einmalig 5% des jährlichen Festgehalts)
Remote Policy: Remote-first-Kultur mit Büros in Berlin und Hamburg

Weitere Informationen über HelloBetter findest du in unserem HelloBetter Handbook.
Deine Rolle
HelloBetter ist ein Vorreiter im Bereich der digitalen Gesundheitsversorgung. Seit mehr als 10 Jahren entwickeln wir evidenzbasierte digitale Gesundheitsanwendungen zur Prävention und Behandlung psychischer Belastungen. Unsere Anwendungen decken verschiedene Bereiche ab, darunter Stressbewältigung, Depressionen, problematischer Alkoholkonsum, Panikstörungen und Angstgefühle, Vaginismus und Schlafstörungen.

Inzwischen sind sechs von zehn Anwendungen von HelloBetter als digitale Gesundheitsanwendungen zugelassen. Sie sind kostenfrei auf Rezept für alle erwachsenen Versicherten erhältlich.

Als Junior Operations Manager (w/m/d) übernimmst du Verantwortung für zentrale operative Bereiche wie Flotten- und Lieferantenmanagement, unterstützt die Einführung neuer Tools und Prozesse und trägst dazu bei, die tägliche Effizienz und Skalierbarkeit in einem schnell wachsenden Healthtech-Umfeld voranzutreiben.
Deine Aufgaben

  • Verantwortung für das komplette Flottenmanagement (15+ Firmenfahrzeuge)

  • Organisation administrativer Tagesaufgaben, um strategische Arbeit zu ermöglichen

  • Pflege von Lieferantenbeziehungen sowie Vertragsmanagement

  • Unterstützung bei der Einführung neuer Prozesse und Tools im operativen Bereich mit Einblick in modernste Praktiken und die Implementierung von KI

  • Pflege und Optimierung von Dokumentations- und Prozesssystemen

  • First-Level-Support im operativen Bereich und eigenständige Problemlösung

  • Enge Zusammenarbeit mit dem Head of Operations in einem schnell wachsenden Healthtech-Unternehmen

  • Klare Entwicklungsperspektive hin zu operativer Expertise und Führungsverantwortung

Dein Profil
Must Haves

  • 1–3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Operations, Administration oder in einer vergleichbaren Rolle

  • Ausgeprägte Organisations- und Projektmanagementfähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit und Sorgfalt

  • Erfahrung im Umgang mit Lieferanten- bzw. Anbietermanagement

  • Sicherer Umgang mit Google Workspace sowie Excel/Sheets

  • Erfahrung in Prozessdokumentation und -optimierung

  • Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren und zu managen

  • Teamorientierte Arbeitsweise bei gleichzeitig hoher Eigenständigkeit

  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Nice to Haves

  • Erfahrung im Flotten- oder Mobilitätsmanagement

  • Kenntnisse im Einkauf sowie Vertragsmanagement

  • Erfahrung im Start-up- oder Scale-up-Umfeld

  • Grundkenntnisse in Travel-Management-Plattformen

Warum wir?
Sinnhaftigkeit 
  • Psychische Gesundheit ist ein Menschenrecht: Wir helfen monatlich tausenden Menschen, die mit Depressionen, Stress, Schlaflosigkeit, Burnout und anderen psychischen Belastungen kämpfen
Forschung & Evidenz
  • Wir haben ein einzigartiges Produkt und stehen im Bereich der digitalen Gesundheitsanwendungen an der Spitze der Forschung
  • Die Wirksamkeit unserer Online-Therapieprogramme wird kontinuierlich evaluiert und seit 2014 werden Wirksamkeitsstudien in internationalen und hochrangigen Fachzeitschriften publiziert
  • Daten sind für uns von großer Bedeutung, und wir sind transparent, was unsere Strategie, Ziele und Ergebnisse betrifft
Wachstum
  • Als Pioniere in der Entwicklung von Anwendungen für psychische Belastungen stehen wir an der Spitze der Innovation
  • Wir sind in einem äußerst spannenden und aufstrebenden Markt tätig
  • Wir legen großen Wert auf das persönliche Wachstum unserer Mitarbeitenden und fördern ihre Entwicklung aktiv, u.a. mit einem jährlichen Trainingsbudget von 1.000 Euro
Remote-First
  • Remote-First-Kultur - wir stellen global ein, unter Berücksichtigung eines Zeitfensters von +/- 4,5 Stunden CET
  • Nutzung unserer Büros in Berlin und Hamburg, falls du lieber vor Ort arbeitest
Diversität & Inklusion
  • Faire und gleiche Behandlung sind die Standards unserer Anti-Harassment Policy
  • Unternehmenssprache Englisch, mit großem Wert auf inklusive Sprache
  • Transparente Gehaltsbänder
  • Zusätzliche 10 bezahlte Urlaubstage für nicht gebärende Eltern nach der Geburt oder Adoption eines Kindes
Weitere Benefits
  • 28 Urlaubstage + Ausgleich für Feiertage, die auf Wochenenden fallen
  • Unbefristeter Arbeitsvertrag
  • Bezahlter Zusatzurlaub nach Unternehmenszugehörigkeit - bis zu drei Tage zusätzlich
  • Attraktiver VSOP (Virtual Stock Option Plan) für alle Mitarbeitenden
  • Steuerlich absetzbare Altersvorsorge mit einem überdurchschnittlichen Arbeitgeberzuschuss
  • Kostenlose oder subventionierte Fitness-Mitgliedschaften
  • Regelmäßige Team-Veranstaltungen
HelloBetter ist ein Arbeitgeber der Chancengleichheit und fordert Bewerbende jeglicher nationaler Herkunft, Geschlechts, sexuellen Orientierung, religiösen Hintergrunds, Geschlechtsidentität sowie Menschen mit Behinderungen auf, sich zu bewerben

Datenschutzerklärung für Bewerbende
Interview Prozess
  1. Screening Interview mit Celia (People & Talent Partner) (20min)  
  2. Case Study
  3. Hiring Manager Interview mit Marvin (Lead Operations Manager) (60min)  
  4. Team interview mit dem Team Operations (30) 
  5. Founder Interview mit Philip (COO) (15min)
Apply for this job
Über uns

HelloBetter wurde unter dem Namen GET.ON Institut für Online Gesundheitstrainings GmbH von international anerkannten Forscher:innen und Psycholog:innen 2015 gegründet. In über 30 randomisiert-kontrollierten Studien hat HelloBetter in Kooperation mit der Leuphana Universität, Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg, Freien Universität Amsterdam, Harvard-Universität und weiteren Partnern 10 Online-Programme aus acht spezifischen Problembereichen entwickelt und evaluiert, die sowohl der Prävention als auch der Behandlung klassischer psychischer Erkrankungen wie Depression, Angst- oder Panikstörungen dienen, aber auch Themen wie Vaginismus oder chronischen Schmerz abdecken. Damit verfügt HelloBetter über die breiteste Studienlage unter allen Anbietern. 

Mittlerweile wurden sechs Therapieprogramme von HelloBetter durch das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) als digitale Gesundheitsanwendungen zugelassen und sind für alle krankenversicherten Erwachsenen kostenfrei auf Rezept verfügbar. Die Arbeit des Expertenteams wurde in internationalen Journals (ua. The Journal of the American Medical Association) veröffentlicht und mit verschiedenen Preisen (u.a. , Wilhelm-Exner-Preis in Psychologie 2016, EFPA Comenius Preis 2017, Digitaler Gesundheitspreis 2018, EU Compass Good Practice 2018 in Mental Health) gewürdigt. 

Das Unternehmen hat seinen Sitz in Berlin und Hamburg und beschäftigt mehr als 130 Mitarbeiter:innen.

General Information
Team Lead: Philip Ihde (COO & Managing Director)
Talent Acquisition: Celia Nielsen
Contract type: full-time, permanent role (40 hours/week)
Salary Band: 
IC L1 Junior: 40-46k € + VSOP (5% of annual gross salary)
Remote Policy: Remote-first-Kultur with offices in Berlin and Hamburg

For more information about HelloBetter, see our HelloBetter Handbook.
Your mission
HelloBetter is a pioneer in the field of digital healthcare. For more than 10 years, we have been developing evidence-based digital health applications for the prevention and treatment of mental health conditions. Our applications cover a variety of areas, including stress management, depression, problematic alcohol use, panic disorder and anxiety, vaginismus, and sleep disorders.

Six of HelloBetter's ten applications are approved as digital health applications. They are available free of charge by prescription to all insured adults in Germany.

For more information about HelloBetter, see our HelloBetter Handbook.

As Junior Operations Manager (f/x/m) you take ownership of key operational areas such as fleet and supplier management, support the implementation of new tools and processes, and help drive day-to-day efficiency and scalability in a fast-growing healthtech environment.
Your objectives
  • Own complete fleet management operations (15+ company vehicles)
  • Manage day-to-day administrative operations to unblock strategic work
  • Handle supplier relationships and contract administration
  • Support implementation of new operational processes and tools
  • Exposure to cutting-edge operational practices and AI implementation
  • Maintain documentation systems and process optimization
  • Provide Level 1 operational support and problem resolution
  • Work directly with Head of Operations in fast-growing healthtech company
  • Clear path to operational expertise and leadership development
Your profile
Must Haves
  • 1-3 years experience in operations, administration, or similar role
  • Strong organizational and project management skills with high attention to detail and accuracy
  • Experience with vendor/supplier management
  • Proficiency in Google Workspace, Excel/Sheets
  • Process documentation and improvement experience
  • Ability to prioritize and manage multiple tasks
  • Team-oriented with independent work capability
  • German Language Skills
Nice to Haves
  • Fleet or mobility management experience
  • Experience with procurement and contract management
  • Knowledge of German business practices
  • Experience in startup/scale-up environment
  • Basic knowledge of travel management platforms
Why us?
Meaningfulness 
  • Mental health is a human right: we help thousands of people each month who struggle with depression, stress, insomnia, burnout, and other mental health issues
Research & Evidence
  • We have a unique product and are at the forefront of research in digital health applications
  • The effectiveness of our product is continuously evaluated and efficacy studies have been published in international and high-impact journals since 2014
  • Data is of great importance to us and we are transparent about our strategy, goals and results.
Growth
  • As pioneers in the development of applications for various mental health conditions, we are at the forefront of innovation
  • We operate in an extremely exciting and emerging market 
  • Annual training budget of 1,000 euros - we place great emphasis on the personal growth of our employees and actively support their development
Remote-First
  • Remote-first culture - we hire globally, considering a time window of +/- 4.5 hours CET 
  • Use of our offices in Berlin and Hamburg if you prefer to work on-site
  • Relocation option and support 
Diversity & Inclusion
  • Fair and equal treatment are the standards of our Anti-Harassment Policy
  • Flexible working hours - shape your own day
  • Company language English, with a strong emphasis on inclusive language
  • Transparent salary bands
  • Additional 10 paid leave days for non-birth parents after the birth or adoption of a child
Other Benefits
  • 28 vacation days + compensation for holidays that fall on weekends
  • Tenure based paid time off - up to three additional days
  • Permanent employment contract
  • Attractive VSOP (Virtual Stock Option Plan) for all employees
  • Tax-deductible pension plan with an above-average employer contribution 
  • Free or subsidized fitness memberships
  • Regular team events
HelloBetter is an equal opportunity employer and encourages applicants of any national origin, gender, sexual orientation, religious background, gender identity, and people with disabilities to apply

Privacy Policy for Applicants
Interview Process
  1. First screening interview with Celia (People & Talent Partner) (20min)  
  2. Case Study
  3. Hiring Manager interview  with Marvin (Lead Operations Manager) (60min)  
  4. Team interview with members from Operations (30) 
  5. Founder Interview with Philip (COO) (15min)
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About us

HelloBetter was founded under the name GET.ON Institut für Online Gesundheitstrainings GmbH by internationally recognized researchers and psychologists in 2015. In more than 30 randomized-controlled studies, HelloBetter has developed and evaluated 10 online programs from eight specific problem areas in cooperation with Leuphana University, Friedrich-Alexander University Erlangen-Nuremberg, the Free University of Amsterdam, Harvard University and other partners. These programs serve both the prevention and treatment of classic mental illnesses such as depression, anxiety or panic disorders, but also cover topics such as vaginismus or chronic pain. This gives HelloBetter the broadest study base of all providers. 

In the meantime, six therapy programs from HelloBetter have been approved by the German Federal Institute for Drugs and Medical Devices (BfArM) as digital health applications and are available free of charge on prescription for all adults with health insurance in Germany. The work of the expert team has been published in international journals (including The Journal of the American Medical Association) and recognized with various awards (including, Wilhelm Exner Award in Psychology 2016, EFPA Comenius Award 2017, Digital Health Award 2018, EU Compass Good Practice 2018 in Mental Health). 

The company is based in Berlin and Hamburg and employs more than 130 people.

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Your Application at HelloBetter

Thank you for your interest in HelloBetter and our commitment to advancing digital mental health. To proceed with your application, please complete the following short form.

Submit your CV in English or German. You may also include additional documents that showcase your recent achievements, such as a cover letter, certificates, letters of recommendation, or any other significant information about yourself.

Make sure your total file size doesn't exceed 20 MB. To keep things streamlined, please upload your files in either PDF or JPG format, as we do not accept Word documents.

If you encounter any difficulties while uploading your files, feel free to reach out to us via email at career@hellobetter.de.


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